Arbeitszimmerkosten: eine erste Übersicht

Wie nutze ich den Entscheidungsbaum?

Geht es um ein Arbeitszimmer, also einen Raum mit Schreibtisch und Büroeinrichtung?

Ein Arbeitszimmer ist ein Arbeitsraum, in dem vorwiegend gedankliche, schriftliche oder verwaltungstechnische bzw. -organisatorische Arbeiten erledigt werden. Allerdings muss es sich dabei nicht zwangsläufig um Büroarbeiten handeln. Vielmehr ist auch bei einer geistigen, künstlerischen oder schriftstellerischen Betätigung von einem Arbeitszimmer auszugehen.

Typischerweise ist ein Arbeitszimmer wie ein Büro eingerichtet mit Schreibtisch, Bürostuhl, Bücher- bzw. Aktenschränken, Regalen, Büchern, Aktenordnern, Computern u.Ä. Entscheidend sind also Funktion und Ausstattung des Raums.

Ist das Zimmer in die häusliche Sphäre eingebunden?

Häuslich ist ein Arbeitszimmer, wenn es in das private Wohnumfeld eingebunden ist. Um die Kosten für ein solches Arbeitszimmer abziehen zu können, muss gewährleistet sein, dass eine private Nutzung als Wohnraum so gut wie ausgeschlossen ist. Um das sicherzustellen, muss das häusliche Arbeitszimmer folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Das Arbeitszimmer wird fast ausschließlich beruflich genutzt.

• Das Arbeitszimmer ist wie ein Arbeitsraum eingerichtet.

• Das Arbeitszimmer ist von den übrigen Wohnräumen abgetrennt.

• Die Wohnung ist für den Wohnbedarf ausreichend groß.

Wird nur eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, muss damit gerechnet werden, dass das Finanzamt den Werbungskostenabzug ablehnt.

Häusliches Arbeitszimmer: Ist die private Nutzung so gut wie ausgeschlossen?

Ein Arbeitszimmer wird so gut wie ausschließlich beruflich genutzt, wenn die private Mitbenutzung nicht mehr als 10 % der gesamten Nutzung ausmacht. Die berufliche Nutzung muss also mindestens 90 % der Gesamtnutzung betragen.

Selten wird jedoch die berufliche und private Nutzungsdauer so exakt messbar sein oder tatsächlich gemessen werden. Beherzigen Sie deshalb einfach folgende Faustregel: Je geringer die berufliche Nutzung ist, desto mehr kann eine private Mitbenutzung steuerschädlich ins Gewicht fallen. Je größer aber die berufliche Nutzung ist, desto unbedeutender ist eine private Mitbenutzung.

Wann Sie Ihr Arbeitszimmer beruflich nutzen:

• Sie erledigen in dem Arbeitszimmer berufliche Aufgaben.

• Sie nutzen das Arbeitszimmer für eine ehrenamtliche Gewerkschaftstätigkeit.

• Sie bilden sich im Arbeitszimmer beruflich fort.

• Sie beenden Ihre Berufstätigkeit.

Separater Raum

Das Arbeitszimmer muss ein separater Raum sein, der von den übrigen Wohnräumen abgetrennt ist. Das heißt im Klartext: Ein Zimmer mit vier Wänden und einer Tür ist ideal. Dann haben Sie mit dem Finanzamt keine Probleme.

Ist das Arbeitszimmer ein Durchgangszimmer, durch das Sie das Schlafzimmer, das Bad oder einen anderen Raum mit untergeordneter Funktion erreichen, ist das auch noch in Ordnung. Ansonsten gilt: Ist das Arbeitszimmer nicht von den übrigen Wohnräumen abgetrennt, werden die Kosten nicht anerkannt.

Einrichtung als Arbeitsraum – private Gegenstände unter 10 %

In ein beruflich genutztes Arbeitszimmer gehören möglichst nur beruflich genutzte Gegenstände. Das sind zum Beispiel Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Bücherschrank u.Ä.

Halten Sie sich am besten an die 10 %-Grenze: Bewahren Sie nicht mehr als 10 % private Gegenstände in dem Raum auf. Dann sollte es mit dem Finanzamt keine Probleme geben. Das darf sich in Ihrem Arbeitszimmer befinden:

• Lampen, Gardinen, Teppiche, Bilder, Kunstgegenstände, Blumen, Vasen usw.

• Liege, Klappbett, Sessel, Schaukelstuhl u.Ä., wenn diese zum Beispiel zum Lesen von Fachliteratur, für Diktate oder Ruhepausen verwendet werden.

• Sitzecke mit Sesseln, wenn im Arbeitszimmer aus beruflichen Gründen Besucher empfangen werden.

• Radio oder eine kleine Stereoanlage.

Das sollte sich nicht in Ihrem Arbeitszimmer befinden: Kinderbett, einziger Fernseher, umfangreiche private Schallplatten- und CD-Sammlungen, Fotoalben, private Bücher und Aktenordner in großem Umfang, Bügelbrett, Kühlschrank, einziger Kleiderschrank, häufig benutztes Gästebett, einziges Telefon usw.

Bleibt genügend Wohnraum?

Die Wohnung muss so groß sein, dass trotz des Arbeitszimmers noch genügend Wohnraum für Sie und Ihre Familie bleibt. Wie groß aber muss denn die verbleibende Wohnfläche sein? Das entscheidet sich immer anhand des Einzelfalls. Auch wenn Sie ein Urteil zu Ihren Ungunsten kennen, setzen Sie Ihr Arbeitszimmer auf jeden Fall in Ihrer Steuererklärung an. Bei Ihnen kann es ganz anders aussehen als in dem entschiedenen Fall.

In diesen Fällen war die Wohnung ausreichend groß für ein Arbeitszimmer:

• ein Arbeitszimmer von 12 m² in einer Zweizimmerwohnung mit 42 m² bei einem Alleinstehenden.

• zwei Arbeitszimmer von 7,5 m² und 9 m² in einer 115 m² großen Wohnung bei einem Ehepaar.

• ein Arbeitszimmer von 14,4 m² in einer 88 m² großen Dreizimmerwohnung eines Ehepaars mit zwei kleinen Kindern.

• zwei Arbeitszimmer in einer Fünfzimmerwohnung einer vierköpfigen Familie.

In diesen Fällen war die Wohnung zu klein für ein Arbeitszimmer:

• ein Arbeitszimmer von 25 m² in einer 70 m² großen Dreizimmerwohnung.

• ein Arbeitszimmer von 30 m² in einer 47,7 m² großen Zweizimmerwohnung bei einem Alleinstehenden.

Liegt der qualitative Schwerpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit(en) im häuslichen Arbeitszimmer?

Üben Sie Ihre gesamte berufliche und betriebliche Tätigkeit ausschließlich zu Hause aus, ist das Arbeitszimmer Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit. Die Kosten sind also unbegrenzt in voller Höhe abzugsfähig. Das gilt für

• Heimarbeitnehmer, die nur eine Erwerbstätigkeit zu Hause ausüben.

• Freiberufler und Gewerbetreibende, die ihre Tätigkeit so gut wie ausschließlich zu Hause ausüben, wie zum Beispiel Steuerberater, Schriftsteller, Künstler, Redakteure.

Sind Sie nicht nur zu Hause, sondern auch außerhalb tätig, prüft das Finanzamt ganz genau, wo sich der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit befindet.

Der Mittelpunkt der Tätigkeit bestimmt sich bei diesen Außendienstmitarbeitern nach dem inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunkt der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit. Der Mittelpunkt ist also dort, wo Sie Handlungen vornehmen und Leistungen erbringen, die für Ihren konkreten Beruf wesentlich und prägend sind.

Wo der Mittelpunkt im Einzelfall liegt, kann nur mit einer umfassenden Wertung der Gesamttätigkeit festgestellt werden. Bei dieser Wertung ist die zeitliche (quantitative) Nutzung des Arbeitszimmers lediglich ein Indiz für den Mittelpunkt. Ob Sie Ihre Einnahmen überwiegend im Arbeitszimmer oder im Außendienst erwirtschaften, darf bei der Ermittlung des Mittelpunkts keine Rolle spielen.

Kommen Sie sämtlichen beruflichen Tätigkeiten hauptsächlich an anderen Orten nach?

Liegt der qualitative Schwerpunkt all Ihrer Tätigkeiten nicht im häuslichen Arbeitszimmer, sondern liegt er außerhäuslich, ist das Arbeitszimmer auch nicht der Mittelpunkt Ihrer gesamten Tätigkeit. Konsequenz: Ihre Arbeitszimmerkosten können Sie gar nicht absetzen. Das gilt auch, falls kein qualitativer Schwerpunkt ermittelt werden kann (z.B. wenn die Tätigkeiten im Arbeitszimmer und außerhalb des Arbeitszimmers qualitativ gleichwertig sind).

Üben Sie u.a. eine Vollzeitbeschäftigung aus und liegt der qualitative Schwerpunkt dieser Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer?

Der BFH betrachtet von vornherein die gesamte betriebliche und berufliche Tätigkeit (Gesamtbetrachtung). Selbst wenn eine von mehreren Tätigkeiten ihren Schwerpunkt nicht im Arbeitszimmer hat, Sie aber für diese Tätigkeit das Arbeitszimmer benötigen, kann das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit sein. Es kommt also auf den qualitativen Schwerpunkt der Gesamttätigkeit an.

Dem Mittelpunkt der Haupttätigkeit kommt dabei das größte Gewicht zu. Als Haupttätigkeit ist jede Vollzeitbeschäftigung aufgrund eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses anzusehen. Liegt deren Schwerpunkt nicht im häuslichen Arbeitszimmer, kann regelmäßig auch der qualitative Schwerpunkt der Gesamttätigkeit nicht im Arbeitszimmer liegen. Ist umgekehrt das Arbeitszimmer der Schwerpunkt der Haupttätigkeit, gilt das auch dann für die Gesamttätigkeit, wenn die Nebentätigkeit ihren Schwerpunkt außerhalb des Arbeitszimmers hat.

Die Finanzverwaltung geht von vornherein davon aus, dass das Arbeitszimmer nicht Mittelpunkt Ihrer gesamten Tätigkeit ist, wenn bei mehreren Tätigkeiten das Arbeitszimmer der Mittelpunkt von nur einer Tätigkeit ist, nicht aber von allen. Die Folge: Es kann Ihnen passieren, dass das Finanzamt auch bei kleinen Nebenjobs das Arbeitszimmer insgesamt nicht mehr als Mittelpunkt anerkennt.

Nutzen Sie das häusliche Arbeitszimmer für bestimmte Tätigkeiten, weil Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht?

Den meisten Angestellten und Beamten steht für ihre berufliche Tätigkeit ein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung; das kann ein Schreibtisch in einem Großraumbüro sein, aber auch ein komplett eingerichtetes eigenes Büro. In diesen Fällen können Sie die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer normalerweise nicht steuerlich geltend machen.

Ein anderer Arbeitsplatz ist grundsätzlich jeder Büroarbeitsplatz; d.h. jeder Arbeitsplatz, an dem Schreibarbeiten, das Studium von Fachliteratur, Telefonate und andere büromäßige Arbeiten erledigt werden können. Weitere Anforderungen, zum Beispiel an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes, werden nicht gestellt; auch die Arbeitsbedingungen spielen grundsätzlich keine Rolle. Ein anderer Arbeitsplatz liegt deshalb auch dann vor,

• wenn Sie einen Schreibtisch in einem Großraumbüro nutzen und kein eigenes, abgeschlossenes Büro haben.

• wenn Sie wegen Lärmbelästigung oder Publikumsverkehr nicht ungestört arbeiten können und deswegen auf das häusliche Arbeitszimmer ausweichen.

• wenn Ihnen kein konkreter Büroarbeitsplatz zur alleinigen Nutzung zugewiesen wurde, zum Beispiel wenn Sie in einem Großraumbüro irgendeinen freien Schreibtisch nutzen können.

• wenn er zu bestimmten Zeiten nicht genutzt werden kann. Auch wenn Sie also Ihren Arbeitsplatz außerhalb der üblichen Arbeitszeiten (z.B. Wochenende, Ferien) nicht nutzen können, haben Sie trotzdem einen anderen Arbeitsplatz.

Steht Ihnen ein solcher anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in der Regel nicht absetzen. Doch es gibt Ausnahmen, z.B. bei Lehrern und Dozenten, die für ihre Unterrichtsvorbereitung keinen Schreibtisch in der Schule haben, bei Außendienstmitarbeitern und Handelsvertretern, die ihre Reiseberichte, Abrechnungen usw. im Arbeitszimmer erstellen sowie bei einem Bankangestellten, der in erheblichem Umfang Büroarbeiten zu Hause außerhalb der üblichen Bürozeiten erledigte.

Erzielen Sie Ihre wesentlichen Einnahmen im häuslichen Arbeitszimmer und verbringen Sie dort hauptsächlich Ihre Arbeitszeit?

Üben Sie keine Vollzeitbeschäftigung, sondern mehrere selbstständige oder nichtselbstständige Tätigkeiten aus, kommt es für die Bestimmung der Haupttätigkeit auf weitere Kriterien an. Das sind beispielsweise die Höhe der jeweiligen Einnahmen und der jeweilige Zeitaufwand. Dabei werden alle Einkunftsarten des Steuerpflichtigen berücksichtigt. Somit zählen auch die Verwaltung von vermietetem Grundbesitz sowie die Erzielung von Renteneinkünften mit und nicht nur aktive Tätigkeiten wie die als Arbeitnehmer.

Bei der Vermietung von Immobilien liegt der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit in aller Regel nicht im Arbeitszimmer. Konsequenz: Ein kompletter Abzug von Arbeitszimmerkosten kommt für diese Einkünfte meist nicht in Betracht. Grund: Die Verwaltungsarbeiten in Zusammenhang mit der Vermietung prägen die Tätigkeit nicht.

Externes Arbeitszimmer

Ob Ihr Arbeitszimmer häuslich oder außerhäuslich ist, entscheidet über die Höhe der abziehbaren Kosten. Grund: Bei einem außerhäuslichen (externen) Arbeitszimmer bzw. Büro wird nicht geprüft, ob es der Tätigkeitsmittelpunkt ist oder ob ein anderer Arbeitsplatz vorliegt. Die Raumkosten sind vielmehr bei beruflicher Nutzung immer absetzbar.

Häuslich ist Ihr Arbeitszimmer, wenn es seiner Lage nach in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist. Das ist insbesondere der Fall, wenn das Arbeitszimmer eine bauliche Einheit mit Ihrem Wohnteil bildet, also innerhalb Ihrer Privatwohnung liegt.

Häuslich ist ein Arbeitszimmer aber auch dann, wenn es sich außerhalb Ihrer Wohnung in einem zur Wohnung gehörenden Zubehörraum befindet, also zum Beispiel in einem Abstell-, Keller- oder Speicherraum.

Dagegen ist Ihr Arbeitszimmer außerhäuslich, wenn es seiner Lage nach nicht in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist, insbesondere keine bauliche Einheit mit Ihrem Wohnteil bildet.

Ohne Bedeutung für die Zuordnung ist, ob Sie die Wohnung, zu der das Arbeitszimmer gehört, gemietet oder zu Eigentum erworben haben.

Wurde der Raum bei nahen Angehörigen angemietet?

Achtung: Nicht jede Anmietung eines Arbeitszimmers wird vom Finanzamt anerkannt! Probleme gibt es, wenn das Arbeitszimmer im Haus der Eltern oder bei anderen nahen Angehörigen angemietet wird.

Ist die Entfernung zur Privatwohnung angemessen?

Das Finanzamt sieht es auch nicht gerne, wenn das Arbeitszimmer zu weit entfernt von der privaten Wohnung liegt. Es unterstellt in diesen Fällen, dass Sie das Arbeitszimmer nicht ausschließlich aus beruflichen Gründen angemietet haben.

Achten Sie deshalb darauf, dass die Mietvereinbarung einem Fremdvergleich standhält und die Gesamtumstände glaubhaft sind. Davon ist insbesondere auszugehen, wenn sich der Raum in angemessener Entfernung zu Ihrer Wohnung befindet und Sie in Ihrem Wohnumfeld keinen Platz für einen Arbeitsraum haben.

In diesen Fällen wurde die Anmietung des Arbeitszimmers nicht anerkannt:

• Das Arbeitszimmer befand sich im Wohnhaus der Eltern des Steuerpflichtigen, die Fahrzeit dorthin betrug einfach 1 bis 1,5 Stunden.

• Das Arbeitszimmer befand sich im Nachbarhaus, das der Mutter des Steuerpflichtigen gehörte.

• Das Arbeitszimmer eines Angestellten befand sich im Haus seiner Schwiegereltern, das rund 20 km von seinem Wohnort entfernt lag. Das Einfamilienhaus des Steuerpflichtigen war groß genug, um dort ein häusliches Arbeitszimmer zu unterhalten.

Sonstiger beruflich genutzter Raum

Ein Raum, der seiner Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entspricht (Lager, Werkstatt und Ausstellungsräume), ist steuerlich kein häusliches Arbeitszimmer. Das gilt selbst dann, wenn er seiner Lage nach mit den Wohnräumen verbunden ist.

Lager-, Ausstellungsraum, Werkstatt

Ein Lagerraum unterscheidet sich in Funktion und Ausstattung von einem typischen Arbeitszimmer. Entscheidend ist, wie Sie das beruflich genutzte Zimmer zu Hause einrichten, ob die Nutzung als Warenlager oder als Büroarbeitsplatz die Funktion und Ausstattung prägt. Selbst wenn in dem Lagerraum ein Schreibtisch stehen sollte, wird dadurch nicht gleich ein häusliches Arbeitszimmer daraus. Gute Karten haben Sie, wenn Sie diese Bedingungen erfüllen:

• Der Raum erfüllt für Sie die Funktion eines Lagerraums.

• Ihr Betrieb bzw. Ihre berufliche Tätigkeit wird mehr durch die Lagerhaltung als durch Bürotätigkeiten geprägt.

• Sie sind zur Führung Ihres Betriebs bzw. zur Ausübung Ihrer Berufstätigkeit auf die in Anspruch genommenen Lagerflächen tatsächlich angewiesen.

• Der Schreibtisch nimmt nur einen ganz kleinen Raum ein. Sie nutzen den Raum nur selten und für kurze Zeit für Bürotätigkeiten.

• Die den Raum prägenden Möbelstücke sind die aufgestellten Regale, Stau- und Ablagevorrichtungen, nicht jedoch der Schreibtisch und die Büroeinrichtung. Entscheidend ist der Gesamteindruck der Raumausstattung

Ein Zimmer, in dem Sie ausschließlich Artikel und Produkte Ihres Arbeitgebers oder eigene Produkte präsentieren, ist kein Arbeitszimmer, sondern ein Ausstellungsraum.

Nutzen Sie einen Raum beruflich als Werkstatt, ist er kein Arbeitszimmer.

Häusliche Betriebsstätte

Ob ein beruflich genutzter Raum unter die Abzugsbeschränkung für häusliche Arbeitszimmer fällt oder eine Betriebsstätte ist, lässt sich nicht generell, sondern nur aufgrund einer Gesamtwürdigung der Umstände des Einzelfalls entscheiden.

Für eine Betriebsstätte sprechen folgende Punkte:

• Der Raum liegt außerhalb der Wohnung. Wenn er innerhalb der Wohnung liegt, ist er ausreichend zu den Privaträumen abgegrenzt.

• Der Raum ist mit Geräten oder Maschinen für die berufliche Nutzung eingerichtet.

• Der Raum ist für den Betrieb erforderlich (wesentliche Betriebsgrundlage).

• In dem Raum findet öfter und regelmäßig Publikumsverkehr statt.

• Sie beschäftigen Arbeitnehmer, die den Raum nutzen.

Eine Betriebsstätte ist zum Beispiel eine Arzt- oder Anwaltspraxis, in der Sie Patienten oder Mandanten empfangen. Das gilt auch, wenn die Praxis an das Wohnhaus angrenzt oder sich im selben Gebäude wie die Privatwohnung befindet.

Archiv

In vielen Fällen wird neben dem eigentlichen Arbeitszimmer noch ein zweiter Raum als Archiv genutzt. Dort werden Aktenordner und Bücher aufbewahrt, die im Arbeitszimmer selbst keinen Platz mehr finden.

Ist das Archiv mit Regalen, Ablagetischen und ähnlichen Möbeln ausgestattet und werden dort auch Tätigkeiten wie zum Beispiel das Einordnen, Sichten und Heraussuchen von Unterlagen ausgeübt, erfüllt dieser Archivraum Funktionen, die typischerweise einem Arbeitszimmer zukommen. Das Archiv bildet deshalb zusammen mit dem Arbeitszimmer eine funktionale Einheit – und zwar auch dann, wenn sich in dem für Archivierungszwecke genutzten Raum kein Schreibtisch-Arbeitsplatz befindet.

Kosten nur zusammen mit Arbeitszimmerkosten abziehbar

Das Archiv muss immer zusammen mit dem Arbeitszimmer betrachtet werden. Die Kosten eines Archivs sind also nicht separat abziehbar, sondern nur zusammen mit den Arbeitszimmerkosten, falls diese ansetzbar sind. Die Archivkosten müssen dabei den Kosten des eigentlichen Arbeitszimmers hinzugerechnet werden. Das bedeutet im Umkehrschluss: Sind die Arbeitszimmerkosten nicht oder nur begrenzt abziehbar, betrifft das auch den Abzug der Archivkosten.

Kosten bis 1.250,00 € absetzbar

Steht einem Angestellten für einen bestimmten beruflichen Tätigkeitsbereich bei seinem Arbeitgeber kein Arbeitsplatz zur Verfügung, sodass er die Arbeit in seinem häuslichen Arbeitszimmer ausführen muss, kann er dessen Kosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.250,00 € pro Jahr als Werbungskosten absetzen.

Bei den 1.250,00 € handelt es sich nicht um eine Pauschale, sondern einen Höchstbetrag. Das bedeutet: Liegen die tatsächlichen Arbeitszimmerkosten darunter, sind auch nur diese Kosten abziehbar.

Kosten in voller Höhe absetzbar