Beruflicher Aufwand: Nachweise für den Steuerabzug

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Der BFH hat sich in zwei Urteilen damit auseinandergesetzt, welche Nachweise Selbstständige und Arbeitnehmer zum Abzug von Betriebsausgaben und Werbungskosten benötigen. Dabei geht es um fünf verschiedene Sachverhalte.

1. Pauschalen für Büromaterial und Porto

Macht ein Selbstständiger pauschal 600 Euro ohne Nachweis geltend, können diese nicht zum Betriebsausgabenabzug zugelassen werden. Denn es gibt keinen Lebenserfahrungssatz, demzufolge Aufwendungen in dieser Höhe pro Jahr anfallen. Da es sich beim Abzug von Betriebsausgaben oder Werbungskosten um steuermindernde Tatsachen handelt, trägt der Steuerzahler die Feststellungslast und der fehlende Nachweis geht zu seinen Lasten.

2. Fachliteratur

Für den Nachweis von Aufwendungen für Fachliteratur gilt beim Finanzamt als üblicher Beleg die Vorlage von Quittungen des Buchladens oder Online-Händlers. Diese Rechnungen müssen sowohl den Namen des Erwerbers als auch den Titel des angeschafften Buches enthalten. Nicht ausreichend ist daher eine Registrierkassenquittung, wenn der Erwerber erst im Nachhinein den Titel des angeschafften Buchs bezeichnet und seine berufliche Verwendung darlegt.

3. Zeitschriften

Sofern es sich um allgemeinbildende, im normalen Zeitschriftenhandel erhältliche PC-Literatur handelt, die auch von privaten Nutzern gern gelesen wird, fällt der Aufwand grundsätzlich unter das generelle Abzugsverbot in § 12 EStG.

4. Telefongebühren

Wer von zu Hause aus beruflich telefoniert, kann bei teils beruflicher und teils privater Telefonnutzung lediglich den auf die beruflichen Gespräche entfallenden Anteil von der Steuer absetzen. Das gelingt, indem Arbeitnehmer die beruflich veranlassten Gespräche und die auf sie entfallenden Gebühren für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten aufzeichnen und diesen Durchschnittsbetrag für das ganze Jahr zugrunde legen. Ohne solche Aufzeichnungen werden bis zu 20% der Kosten akzeptiert, wenn erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefonaufwendungen anfallen. Das ist jedoch auf einen Maximalbetrag von 20 Euro monatlich beschränkt.

5. Prozesskosten

Sie teilen die einkommensteuerliche Qualifikation der Aufwendungen, die Gegenstand des Verfahrens waren. So kann beispielsweise ein Gewerbetreibender die Kosten als Betriebsausgaben absetzen, soweit es um die Fragen der Gewinnermittlung geht. Absetzbar sind sogar Steuerberatungs- und Steuerprozesskosten, die durch einen Rechtsstreit über das Vorliegen eines Gesellschaftsverhältnisses zwischen Ehegatten entstanden sind. Im Gegensatz hierzu kommt kein Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug in Betracht, wenn die Prozessaufwendungen lediglich mit Sonderausgaben, Veranlagungs- oder Tariffragen oder mit der bloßen Übertragung in Steuererklärungsvordrucke in Zusammenhang stehen.

(BFH, Urteile vom 13.4.2010, Az. VIII R 27/08 und VIII R 26/08)

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