Ein Fahrtenbuch darf kein Hörbuch sein

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Ein Fahrtenbuch darf nicht mittels eines Diktiergerätes geführt werden, entschied das FG Köln. Auch dann nicht, wenn die Angaben regelmäßig in eine Excel-Tabelle übernommen werden.

In dem vom FG Köln entschiedenen Fall ging es um einen Angestellten, der von seinem Arbeitgeber einen Porsche Carrera als Firmenwagen bekommen hatte, den er auch privat nutzen durfte.

Der geldwerte Vorteil sollte mithilfe eines Fahrtenbuches ermittelt und versteuert werden. Der Angestellte hatte sich dazu eine etwas eigenwillige Form eines elektronischen Fahrtenbuches ausgedacht – die vor dem Finanzamt keinen Bestand hatte: Er führte das Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts.

Dabei ging er wie folgt vor: Er diktiert zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Unterwegs diktiert er besondere Vorkommnisse (z.B. Staus oder Straßensperrungen, Umleitungen) und am Ende wiederum den km-Stand. Während der Eingaben lief das Radio, nach Angaben des Angestellten, um seine Angaben zu untermauern.

Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt.

Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil stattdessen nach der 1 %-Regelung. Zu Recht, wie das FG Köln bestätigte (FG Köln vom 18.6.2015, 10 K 33/15 ).

Was war falsch? Erstens darf ein Fahrtenbuch nicht als Hörbuch geführt werden, und zweitens ist auch Excel kein geeignetes Mittel für ein Fahrtenbuch: Die Manipulationsmöglichkeiten sind zu groß.

Zitat aus dem Urteil: Die vom Kläger besprochenen Kassetten stellen aus nachfolgenden Gründen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar:

  • Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht.

  • Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden.

  • Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert.

  • Hat der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar.

  • Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder eins zu eins in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Nach Auffassung des erkennenden Senats ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

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