Arbeitgeber: Neue großzügige Regelung der Finanzverwaltung für die Abrechnung von Reisekosten (Teil 1)

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Endlich mal ein rundum erfreuliches BMF-Schreiben. Es bietet pragmatische Lösungen für die Probleme, die aufgrund des Mehrwertsteuersatzes von 7% auf Hotelübernachtungen bei Reisekostenabrechnungen seit 2010 aufgetreten sind.

Seit dem 1.1.2010 unterliegen Hotelübernachtungen nur noch dem Umsatzsteuersatz von 7% statt wie bisher 19%. Für das Frühstück blieb es allerdings bei 19 %. Diese Änderung löste nicht nur Freude bei Inhabern von Hotels und Pensionen aus, sondern auch Unmut bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Die stellten sich nämlich bei der Abrechnung von Reisekosten aufgrund der Gesetzesänderung deutlich schlechter.

Bis Ende 2009 war in der Hotelrechnung meist Übernachtung mit Frühstück in einem Gesamtbetrag ausgewiesen. In diesem Fall durfte der Arbeitgeber für das im Gesamtpreis enthaltene Frühstück pauschal 4,80 Euro abziehen und den verbleibenden Betrag seinem Arbeitnehmer als Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. Zusätzlich konnte er ihm die Verpflegungspauschale steuerfrei zahlen. Diese Vereinfachungsregel war in den Lohnsteuerrichtlinien festgelegt (R 9.7 Abs.1 LStR 2008).

Ab 1.1.2010 war diese unkomplizierte und günstige Reisekostenabrechnung nicht mehr möglich. Denn wegen der unterschiedlichen Steuersätze muss in der Rechnung des Hotels der Preis für Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen werden. Die Arbeitgeber mussten deshalb jetzt die tatsächlichen, weit höheren Kosten des Frühstücks abziehen, die schon mal bei 20 Euro liegen können. Sie konnten also für die Übernachtung deutlich weniger als bisher steuerfrei erstatten. Das führte natürlich bei den betroffenen Arbeitnehmern zu großer Verärgerung, blieben sie doch auf einem Teil der Frühstückskosten sitzen.

Wirtschaftsverbände und Arbeitnehmer forderten Abhilfe. Nun liegt ein umfangreiches Schreiben der Finanzverwaltung zu lohnsteuerlichen Fragen bei der Reisekostenabrechnung ab 1.1.2010 vor. Darin werden erfreulicherweise pragmatische und durchaus unkonventionelle Lösungen für die neu aufgetauchten Probleme angeboten. Arbeitgeber können nicht nur unter bestimmten Voraussetzungen wieder so abrechnen wie früher. Es gibt jetzt sogar eine unbürokratische, noch günstigere neue Abrechnungsmöglichkeit mit dem Sachbezugswert.

Das BMF-Schreiben vom 5.3.2010 finden Sie hier (PDF; Link öffnet ein neues Fenster).

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Hotel-Rechnung mit Sammelposten: Abzug des Frühstücks mit 4,80 Euro wie bisher
Noch günstiger: Der Arbeitgeber stellt das Frühstück und setzt es mit dem Sachbezugswert an
Hintergrundinformation: Die Erfindung des Sammelpostens, ein neuer Begriff im Umsatzsteuerrecht

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