Arbeitgeber: Neue großzügige Regelung der Finanzverwaltung für die Abrechnung von Reisekosten (Teil 4)

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Endlich mal ein rundum erfreuliches BMF-Schreiben. Es bietet pragmatische Lösungen für die Probleme, die aufgrund des Mehrwertsteuersatzes von 7% auf Hotelübernachtungen bei Reisekostenabrechnungen seit 2010 aufgetreten sind. Lesen Sie heute in Teil 4 unserer Serie:

Noch günstiger: Der Arbeitgeber stellt das Frühstück und setzt es mit dem Sachbezugswert an

Die beste Neuerung für Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter versteckt sich in Tz. 17 des BMF-Schreibens. Es geht um den günstigen Ansatz des Frühstücks mit dem niedrigen Sachbezugswert von 1,57 Euro. Das ist nach den Lohnsteuerrichtlinien zulässig, wenn das Frühstück "auf Veranlassung des Arbeitgebers zur üblichen Beköstigung des Arbeitnehmers anlässlich einer Auswärtstätigkeit abgegeben wird". Voraussetzung für diese Abrechnungsart war allerdings bisher, dass der Arbeitgeber vor der Reise Übernachtung und Frühstück schriftlich gebucht hatte (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008). Diese Lösung war wegen ihrer Schwerfälligkeit für kleinere Unternehmen kaum praktikabel und stand somit nur größeren Betrieben mit eigener Reisekostenstelle zur Verfügung.

Hier zeigt sich die Finanzverwaltung großzügig. Denn jetzt darf der Arbeitnehmer selbst die Buchung von Übernachtung mit Frühstück vornehmen. Diese steuerlich optimale Abrechnung von Reisekosten steht deshalb in Zukunft viel mehr Arbeitgebern als bisher zur Verfügung. Davon profitieren vor allem kleinere Unternehmen ohne eigene Reisestelle. Die Rechnung muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein. Die Finanzverwaltung erkennt diese Gestaltung unter folgenden Voraussetzungen an:

  • Der Arbeitgeber hat die Buchung von Übernachtung und Frühstück durch den Arbeitnehmer beispielsweise in einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt und die Buchung wird vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten vorgenommen(z.B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, ggf. auch über ein Travel-Management-System).

Oder

  • Eine planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück war ausnahmsweise nicht möglich (z.B. spontaner Einsatz, Dienstreise dauert unvorhersehbar länger als plant, gelistetes Hotel ist belegt). Daher erstattet der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten nach Dienst- oder Arbeitsrecht.

Beispiel: Herr Müller startet im Auftrag seines Arbeitgebers am 16.3.2010 um 13 Uhr zu einer Auswärtstätigkeit. Das Hotel (Übernachtung mit Frühstück) hat er selber nach den betrieblichen Vorgaben gebucht. Er kommt am 17.3. um 9 Uhr wieder zurück. Herr Müller hat arbeitsrechtlich Anspruch auf Gestellung eines Frühstücks und die steuerlich zulässigen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand (Spesen).
Auf der Hotelrechnung sind die Übernachtung (7% Umsatzsteuer) mit 100 Euro und das Frühstück (19% Umsatzsteuer) mit 20 Euro ausgewiesen. Der Arbeitgeber berücksichtigt in der Gehaltsabrechnung von Herrn Müller für das kostenlose Frühstück einen steuer- und sozialversicherungspflichtigen Sachbezugswert von 1,57 Euro. Außerdem zahlt er ihm die pauschalen Verpflegungssätze von insgesamt 12 Euro steuerfrei aus (1. Tag 11 Stunden = 6 Euro, 2. Tag 9 Stunden = 6 Euro).
Die Versteuerung des Sachbezugswerts bei Herrn Müller kann vermieden werden, indem der Arbeitgeber 1,57 Euro von seinem Nettolohn einbehält oder einfach direkt von der Verpflegungspauschale abzieht. Herr Müller bekommt dann steuerfreie Spesen von 10,43 Euro ausgezahlt (12 Euro abzgl. 1,57 Euro) und muss keinen Sachbezugswert versteuern.

Egal, wie abgerechnet wird: Der Arbeitgeber darf bei dieser Gestaltung die Hotelrechnung über insgesamt 120 Euro als steuerfreie Reisekostenerstattung behandeln.

Steuertipp
Im BMF-Schreiben wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es in diesem Fall überhaupt keine Rolle spielt, welcher Preis für das Frühstück in der Rechnung ausgewiesen ist: Ob 10 Euro oder 25 Euro für das Frühstück abgerechnet wird oder ob das Frühstück zulässigerweise im Sammelposten für Reisenebenkosten enthalten ist: Auf die Reisekostenabrechnung durch den Arbeitgeber hat das keinen Einfluss. Der Arbeitgeber ist also unabhängig von der Rechnungserstellung durch das Hotel.

Zeitliche Anwendung:
Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn die im BMF-Schreiben genannten Voraussetzungen bis zu drei Monate nach Veröffentlichung dieses Schreibens nicht insgesamt gegeben sind (Tz. 18).

Steuertipp
Arbeitgeber haben demnach bis zum 5.6.2010 Zeit, um die erforderlichen dienst- und arbeitsrechtlichen Anpassungen im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung vorzunehmen. Sie dürfen dann auch die seit Jahresanfang bereits durchgeführten Dienstreisen nach den neuen Vorschriften abrechnen.
Da es kaum möglich sein wird, rückwirkend geänderte Rechnungen zu erhalten, müsste u.E. während der Übergangszeit der Abzug für das Frühstück in Höhe von 4,80 Euro auch dann zulässig sein, wenn die Hotelrechnung keinen Sammelposten mit 19% ausweist.

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Arbeitgeber: Neue großzügige Regelung der Finanzverwaltung für die Abrechnung von Reisekosten
Hotel-Rechnung mit Sammelposten: Abzug des Frühstücks mit 4,80 Euro wie bisher
Hintergrundinformation: Die Erfindung des Sammelpostens, ein neuer Begriff im Umsatzsteuerrecht

 

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