Arbeitgeber: Neue großzügige Regelung der Finanzverwaltung für die Abrechnung von Reisekosten (Teil 2)

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Endlich mal ein rundum erfreuliches BMF-Schreiben. Es bietet pragmatische Lösungen für die Probleme, die aufgrund des Mehrwertsteuersatzes von 7% auf Hotelübernachtungen bei Reisekostenabrechnungen seit 2010 aufgetreten sind. Lesen Sie heute in Teil 2 unserer Serie:

Hotel-Rechnung mit Sammelposten: Abzug des Frühstücks mit 4,80 Euro wie bisher

Die erste günstige Abrechnungsmöglichkeit setzt voraus, dass in der Rechnung des Hotels neben der Übernachtung ein Sammelposten für andere Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen ist, die der Umsatzsteuer von 19 % unterliegen. Der Arbeitgeber darf dann in Anlehnung an die frühere Regelung in den Lohnsteuerrichtlinien einen pauschalen Betrag von 4,80 Euro für das Frühstück vom Sammelposten abziehen. Den verbleibenden Teil des Sammelpostens darf er als Reisenebenkosten zusätzlich zu den Übernachtungskosten steuerfrei ersetzen (R 9.8 LStR 2008). So wird auf Umwegen steuerlich genau dasselbe Ergebnis erzielt wie bis 2009 (BMF-Schreiben vom 5.3.2010, Tz. 16)

Steuertipp
Ein gewisses Risiko besteht hier für den Arbeitgeber. Denn die Pauschallösung braucht ein Lohnsteuerprüfer nur dann zu akzeptieren, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten irgendwelche Nebenleistungen enthalten sind, die der Arbeitgeber nicht steuerfrei als Reisenebenkosten erstatten darf, beispielsweise Massagen, Pay-TV, Mini-Bar, private Telefonate. Der Sammelposten in der Rechnung sollte also möglichst nicht so hoch sein, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich erstattungsfähige Reisenebenkosten übersteigt.

Beispiel: In der Hotelrechnung ist ein Betrag von 100 Euro brutto für die Übernachtung und von 30 Euro brutto als Sammelposten für Frühstück und Reisenebenkosten mit 19 % ausgewiesen. Der Arbeitgeber darf die Übernachtungskosten von 100 Euro steuerfrei erstatten. Zusätzlich darf er steuerfrei Reisenebenkosten in Höhe von 25,20 Euro erstatten (30 Euro abzgl. 4,80 Euro für das Frühstück) sowie die steuerfreie Verpflegungspauschale zahlen.

Ist in der Hotelrechnung dagegen neben dem Preis für die Übernachtung in Höhe von 100 Euro das Frühstück gesondert mit 20 Euro und weitere Reisenebenkosten gesondert mit 10 Euro ausgewiesen, kann der Arbeitgeber nicht auf die günstige Pauschallösung zurückgreifen. Er dürfte in diesem Fall nur Übernachtungskosten von 100 Euro und Reisenebenkosten von 10 Euro steuerfrei erstatten. Der Abzug von 4,80 Euro für das Frühstück ist in diesem Fall nicht zulässig, da die Kosten des Frühstücks detailliert auf der Rechnung stehen.

Steuertipp
Unter dem Aspekt einer günstigen Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber sollten Hotels und Pensionen tunlichst vom großzügigen Angebot der Finanzverwaltung Gebrauch machen und Frühstück plus weitere Nebenleistungen mit 19% als einen Sammelposten in der Rechnung ausweisen. Nur so bleibt es bei der günstigen Anrechnung von 4,80 Euro für das Frühstück.

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Noch günstiger: Der Arbeitgeber stellt das Frühstück und setzt es mit dem Sachbezugswert an

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