Arbeitgeber können Übernahme der Kosten von Mahlzeiten jetzt viel günstiger abrechnen

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Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten von Frühstück, Mittag- oder Abendessen anlässlich einer Dienstreise seines Arbeitnehmers, braucht er dafür ab sofort nur noch den niedrigen Sachbezugswert anzusetzen.

Die Senkung des Umsatzsteuersatzes für Hotelübernachtungen auf sieben Prozent bringt eine erfreuliche Dynamik in die lohnsteuerlichen Vorschriften zur Reisekostenerstattung. Rückwirkend ab 1.1.2010 soll nun bei Erstattung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber anlässlich von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen oder doppelter Haushaltsführung seiner Arbeitnehmer folgende großzügige Regelung gelten:

Das Frühstück braucht nur noch mit dem niedrigen Sachbezugswert von 1,57 Euro angesetzt zu werden. Eine Hotelrechnung für Übernachtung und Frühstück kann danach insgesamt steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden, wenn der Sachbezugswert mit der steuerfreien Verpflegungspauschale verrechnet wird. Einzige Voraussetzung für eine solche lohnsteuerlich begünstigte "Abgabe von Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers":

  • Die Kosten werden vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt und
  • Die Rechnung des Hotels ist auf den Arbeitgeber ausgestellt.

Der Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung, die vorherige Buchung durch den Arbeitgeber oder die Vorgabe bestimmter Hotelkategorien bei Buchung durch den Arbeitnehmer ist nicht mehr erforderlich. Es spielt auch keine Rolle, wie die Rechnung bezahlt wird. Sie kann unmittelbar durch den Arbeitnehmer, aber auch mit einer Firmenkreditkarte oder durch Banküberweisung des Arbeitgebers beglichen werden.

Steuertipp
Diese Grundsätze gelten nicht nur wie bisher für die Übernahme der Kosten des Frühstücks, sondern "für alle Arten von Mahlzeiten". Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise Abendessen oder Mittagessen, ist dafür ebenfalls nur der günstige Sachbezugswert von 2,80 Euro zu berücksichtigen. In Zukunft werden viele Arbeitnehmer von den neuen günstigen Erstattungsregeln profitieren.

Die OFD Rheinland weist in ihrer Kurzinformation Lohnsteuer-Außendienst Nr. 6/2010 vom10.6.2010 darauf hin, dass im Entwurf der Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2011 diese Vereinfachung in R 8.1 Abs. 8 Nr.2 vorgesehen ist. Der Bundesrat wird zwar den Änderungsrichtlinien voraussichtlich erst im Herbst 2010 zustimmen. Da die Finanzverwaltung jedoch keine Zweifel an der Verabschiedung hat, dürfen Arbeitgeber ab sofort die Neuregelung anwenden.

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