Dienstreisen & Steuer: Privatauto statt Firmenwagen benutzt?
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Welches Beförderungsmittel bei beruflicher Auswärtstätigkeit genutzt wird, darf man selbst entscheiden. Doch vor allem für Firmenwagenbesitzer hat diese Freiheit Grenzen, wie ein Urteil des Bundesfinanzhofs zeigt.
Zusammenfassung
Arbeitnehmer dürfen das Beförderungsmittel für Dienstreisen grundsätzlich selbst wählen. Wer einen Firmenwagen hat, muss diesen jedoch vorrangig nutzen. Die Nutzung des Privatwagens aus privaten Gründen ist steuerlich meist nicht absetzbar. Der Bundesfinanzhof entschied, dass Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug nur bei beruflicher Notwendigkeit als Werbungskosten anerkannt werden. Im Streitfall fehlte dieser berufliche Grund.
Inhalt
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Über-Kreuz-Nutzung: Warum der Arbeitnehmer das Privatauto wählte
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BHF: Aufwendungen für Dienstreisen mit dem Privatwagen sind in der Regel unangemessen
Wahl des Beförderungsmittels: Freiheit mit Grenzen
Der Fall: Einem verheirateten Arbeitnehmer mit drei minderjährigen Kindern wird vom Arbeitgeber ein Van als Firmenwagen zur Verfügung gestellt, den er und seine Frau auch privat nutzen dürfen, sofern keine dienstlichen Belange entgegenstehen. Soweit der Firmenwagen für beruflich veranlasste Fahrten eingesetzt wird, erstattet der Arbeitgeber die entstandenen Benzinkosten. Bei genehmigter Nutzung eines Privatfahrzeugs für Dienstreisen erstattet der Arbeitgeber eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro.
Die Nutzung eines Privatfahrzeugs genehmigt der Arbeitgeber jedoch nur in Ausnahmefällen, da vorrangig der Firmenwagen oder vom Fuhrpark bereitgestellte Fahrzeuge genutzt werden sollen.
Über-Kreuz-Nutzung: Warum der Arbeitnehmer das Privatauto wählte
Trotzdem unternimmt der Arbeitnehmer im Jahr 2021 drei Dienstreisen mit seinem Privatfahrzeug – einem Sportwagen der Mittelklasse. Den Firmenwagen nutzt in dieser Zeit die Ehefrau.
In der Steuererklärung macht der Arbeitnehmer für die drei Dienstreisen Fahrtkosten in Höhe von 3.758 Euro (1.648 km × 2,28 Euro) als Werbungskosten geltend. Die Fahrzeugkosten von 2,28 Euro pro km entsprechen dabei dem im Rahmen der Steuererklärung für 2018 ermittelten Kilometer-Kostensatz für das Privatfahrzeug.
Das Finanzamt lehnte einen Abzug der geltend gemachten Fahrtkosten ab. Die dagegen eingereichte Klage hatte zunächst Erfolg: Das Finanzgericht erkannte die als Werbungskosten geltend gemachten Fahrtkosten an.
BHF: Aufwendungen für Dienstreisen mit dem Privatwagen sind in der Regel unangemessen
Inzwischen aber hat abschließend der Bundesfinanzhof in der vom Finanzamt hiergegen eingelegten Revision das FG-Urteil einkassiert und entschieden: Aufwendungen für Dienstreisen mit dem Privatwagen sind in der Regel unangemessen und deshalb in voller Höhe nicht als Werbungskosten absetzbar, wenn der Arbeitnehmer über einen Firmenwagen verfügt und ihm bei dessen Nutzung keine Fahrtkosten entstanden wären.
Angemessenheitsprüfung und steuerliche Konsequenzen
Begründung: Zwar steht dem Steuerzahler die Wahl des Beförderungsmittels für berufliche Fahrten frei. Wählt er aber für diese Fahrten sein Privatfahrzeug, obwohl ihm von seinem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur dienstlichen Nutzung überlassen wird (sog. »Über-Kreuz-Nutzung«), können die Fahrtkosten, die durch die berufliche Nutzung des Privatwagens anfallen, die Lebensführung des Steuerzahlers berühren. Davon ist auszugehen, wenn die »Über-Kreuz-Nutzung« – wie im Streitfall – nicht auf beruflichen, sondern auf privaten Gründen und Motiven beruht. Denn der Arbeitnehmer hat die Dienstreisen mit seinem Privatwagen durchgeführt, um der Ehefrau die Nutzung des Firmenwagens auch während seiner beruflichen Abwesenheit zu ermöglichen. Ein beruflicher Grund für die Nutzung seines Privatwagens auf den drei Dienstreisen ist nicht ersichtlich und wurde vom Arbeitnehmer auch nicht angegeben.
Zudem sind die die Lebensführung berührenden Aufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung in voller Höhe als unangemessen anzusehen. Denn ein ordentlicher und gewissenhafter Steuerzahler hätte bei der vorliegenden Sachlage die durch die Nutzung des Privatwagens entstandenen Aufwendungen nicht auf sich genommen. Im Rahmen der Angemessenheitsprüfung ist ferner der Grad der Berührung der privaten Lebenssphäre zu berücksichtigen.
Die Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug sind somit im Streitfall gemäß § 9 Abs. 5 Satz 1 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG nicht als Werbungskosten abziehbar, da sie die Lebensführung des Steuerzahlers berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind (BFH-Urteil vom 21.1.2026, VI R 30/24).
Entscheidend war im Streitfall vor allem, dass es keinen beruflichen Grund für die »Über-Kreuz-Nutzung« gab. Wer dem Finanzamt glaubhaft darlegen kann, dass die Nutzung des Privatfahrzeugs aus beruflichen Gründen erfolgt, kann die Fahrtkosten ggf. (teilweise) als Werbungskosten absetzen.
(LBW)