Steuererklärung: Belege und andere Nachweise

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Wenn Sie bestimmte Aufwendungen von der Steuer absetzen wollen, müssen Sie diese nachweisen. Das geht am einfachsten mit Quittungen und Rechnungen oder anderen Belegen.

Sammeln Sie schon während des Jahres die entsprechenden Belege und machen Sie sich Aufzeichnungen. Je detaillierter später die Aufzeichnungen für Ihre Steuererklärung sind, desto eher erkennt das Finanzamt einzelne Aufwendungen an - auch wenn Sie mal keinen Beleg vorlegen können.

Belege sind zum einen Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine, Fahrkarten etc. Darauf muss stehen, wie viel Sie wofür, wann und wem gezahlt haben.

Zu den Belegen gehören zum anderen alle sonstigen Unterlagen über "steuerlich erhebliche Tatsachen", also zum Beispiel die Reisekostenabrechnung, in der Sie alle angefallenen Kosten einer Dienstreise zusammenfassen, ein Attest über die Notwendigkeit einer Kur oder die Bescheinigung über die Teilnahme an einem Fortbildungslehrgang.

Inhalt und Form

Am besten sind Belege, auf denen die Art der Aufwendungen genau bezeichnet ist. Die Bezeichnung "Fachbuch" zum Beispiel reicht nicht aus. Lassen Sie den Titel dazuschreiben, oder vermerken Sie ihn selbst auf dem Beleg. Wenn auf einem Kassenbon nur die Artikelnummer oder der Preis steht, dann schreiben Sie dazu, was Sie gekauft haben. Auch eine Kopie des Buchcovers kann helfen.

Wichtig ist auch ein auf dem Beleg gut lesbares Datum. Daraus erkennt der Finanzbeamte, dass die Kosten in dem entsprechenden Kalenderjahr bei Ihnen abgeflossen sind.

Der Empfänger der Zahlung muss nicht unbedingt auf dem Beleg stehen, aber es ist empfehlenswert. Ist der Empfänger zum Beispiel eine Fachbuchhandlung, steigen Ihre Chancen, dass das Finanzamt ein dort gekauftes Fachbuch als Werbungskosten anerkennt. Steht kein Empfänger auf dem Beleg und fragt das Finanzamt nach, müssen Sie ihn nennen. Sonst darf es die Kosten streichen (§ 160 AO).

Wer gezahlt hat, muss nicht auf dem Beleg stehen. Das Finanzamt unterstellt, dass der "Belegbesitzer" auch gezahlt hat.

Originale oder Kopien?

Ihre Belege und Unterlagen können Sie dem Finanzamt im Original vorlegen. Oder Sie machen dem Finanzamt Kopien. Zins- und Spendenbescheinigungen will das Finanzamt allerdings im Original sehen. Legen Sie andere Belege in Kopie vor, kann das Finanzamt die Vorlage der Originale verlangen.

Wer seine Originalbelege nicht aus der Hand geben will, gibt am besten die Steuererklärung persönlich beim Finanzamt ab. Sie können dann mit dem Finanzbeamten gleich die Belege durchgehen, Zweifelsfragen klären und die Unterlagen anschließend im Regelfall wieder mit nach Hause nehmen. Allerdings ist der Finanzbeamte nicht verpflichtet, die Belege in Ihrer Gegenwart zu prüfen. Er kann sie auch behalten und die Prüfung später ohne Sie in aller Ruhe vornehmen, zum Beispiel bei schwierigen Sachverhalten oder umfangreichen Belegsammlungen.

Hat der Finanzbeamte die Belege geprüft, schickt er sie Ihnen per Post zurück. Auf Dauer behalten darf er die Belege nur, wenn Sie damit einverstanden sind. Sonst muss er sich Kopien machen und die Originale wieder an Sie zurückgeben (Verfügung der OFD Nürnberg vom 1.9.1993, DStR 1993 S. 1749).

Fehlende Belege

Wenn Sie für einzelne Aufwendungen keinen Beleg haben, dürfen Sie diese trotzdem steuerlich geltend machen. Aber: Sie müssen dem Finanzamt glaubhaft machen, dass Ihnen Kosten entstanden sind. Erläutern Sie dem Finanzamt schriftlich oder mündlich die näheren Umstände der Ausgabe und nennen Sie auch einen plausiblen Grund für den fehlenden Beleg.

Konnten Sie dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen, dass Sie Aufwendungen hatten, muss in einem zweiten Schritt die Höhe der Kosten bestimmt werden. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

Am einfachsten ist es, wenn der Gesetzgeber Pauschalen festgesetzt hat (z.B. für die Fahrten zur Arbeit, für Dienstreisen, für die Führung des Gehaltskontos). Aber: Auf diese Pauschalen haben Sie nur dann einen Anspruch, wenn Sie tatsächlich entsprechende Kosten hatten. Das Finanzamt hat manchmal Zweifel, wenn die Pauschalen zu sehr hohen abzugsfähigen Kosten führen.

Sie stellen sich selbst einen Beleg aus. Ein Eigenbeleg kommt zum Beispiel in Betracht bei Ausgaben an (Münz-)Automaten (Kopierer, Parkuhr, Porto) oder Trinkgeldern, für die oft kein Beleg ausgestellt wird. Auch wenn Belege verloren gegangen sind und Ersatz nicht beschafft werden kann, bieten sich Eigenbelege an. Ein Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Aufwendung
  • Preis
  • Datum und eigene Unterschrift.

Der Eigenbeleg ist nur eine Notlösung und sollte die Ausnahme bleiben. Nennen Sie dem Finanzamt auch immer einen Grund für den Eigenbeleg (z.B. Verlust, Diebstahl, nicht quittiertes Trinkgeld, Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt).

Wenn die Höhe der Kosten nicht nachweisbar ist, muss das Finanzamt schätzen (§ 162 AO). Dass das Finanzamt nicht gerade zu Ihren Gunsten schätzt, müssen Sie leider akzeptieren. Allerdings können Sie von vornherein auch von sich aus eine Schätzung vornehmen und dann darauf hoffen, dass das Finanzamt Ihre Werte übernimmt.

Wenn das Finanzamt Ihnen nicht glaubt, Ihre Beweise nicht akzeptiert und Aussage gegen Aussage steht, dann hilft als letztes Mittel der Glaubhaftmachung eine Ortsbesichtigung oder eine eidesstattliche Versicherung.

Manipulationen

Das Ausstellen unrichtiger Belege oder das "Berichtigen" eines Belegs ist kein Kavaliersdelikt! Wer zum Beispiel einen Eigenbeleg über nicht entstandene Kosten ausstellt oder in einer Einzelaufstellung Aufwendungen hinzufügt, die gar nicht entstanden sind, kann sich wegen Steuerhinterziehung strafbar machen. Das gilt auch, wenn auf einem richtigen Beleg der Betrag oder das Datum verändert wird.

Verwenden Sie nur eigene Quittungen, die Sie selbst oder Ihr Ehepartner bezahlt haben. Von einem Tausch von Belegen unter Freunden oder Kollegen oder gar von einem Kauf fremder Quittungen lassen Sie besser die Finger! Denn der Handel mit Belegen und Quittungen ist verboten! Wenn das Finanzamt dahinterkommt, drohen bis zu 5.000 Euro Strafe und im schlimmsten Fall eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung (§ 379 AO).

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