Selbstständigkeit
Steueroptimierung für Freiberufler und Gewerbetreibende

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Steuerliche Vorteile als Selbstständiger nutzen

Im Vergleich mit einem Arbeitnehmer hat ein Selbstständiger deutlich mehr steuerlichen Gestaltungsspielraum und kann die Höhe der Einkommensteuer dadurch viel besser beeinflussen. Voraussetzung ist natürlich, dass die steuerlichen Spielregeln beherrscht werden. Wissen bringt hier Bares.

Mit unserem Überblick über wichtige steuerliche Themen geben wir Ihnen erste Anregungen – angefangen bei der Betriebsgründung über die Gewinnermittlung und die dabei zu  berücksichtigenden Betriebsausgaben bis hin zu Fragen rund um die Umsatzsteuer.

Start in die Selbstständigkeit

Ihre Geschäftsidee ist gut durchdacht, der Entschluss, sich als Einzelunternehmer selbstständig zu machen und damit einen Betrieb zu gründen, gefasst. Die Einnahmen aus einer selbstständigen Tätigkeit sind steuerpflichtig. Daher müssen Sie dem Finanzamt Ihre Betriebseröffnung innerhalb eines Monats mitteilen.

Die Anmeldung erfolgt durch das Ausfüllen des Vordrucks „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, den Sie von Ihrem Finanzamt erhalten.

Der Vordruck enthält zahlreiche Fragen zu Ihrer Person, Ihrem neuen Betrieb und Ihren wirtschaftlichen Verhältnissen. Für das Ausfüllen des Fragebogens sollten Sie sich Zeit nehmen, denn Ihre Angaben haben finanzielle Konsequenzen, die sich langfristig zu Ihrem Vor- oder Nachteil auswirken können. Durch die Fragen möchte das Finanzamt unter anderem herausfinden, ob Sie Einkommensteuer-Vorauszahlungen entrichten, Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben oder Lohnsteuer-Anmeldungen einreichen müssen.

Das Finanzamt interessiert sich auch für die Tätigkeit, der Sie als Selbstständiger nachgehen. Der Grund: Ihre Tätigkeit muss einer Einkunftsart zugeordnet werden. Entweder Sie erzielen Einkünfte aus selbstständiger (freiberuflicher) Arbeit oder aus Gewerbetrieb. Werden Sie als Gewerbetreibender eingestuft, unterliegen Ihre Einnahmen nicht nur der Einkommen-, sondern auch der Gewerbesteuer. Oft kann die steuerliche Einordnung einer Tätigkeit durch die Angaben im Fragebogen beeinflusst werden. Den vorhandenen Spielraum sollten Sie unbedingt ausschöpfen.   

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Fragebogen "Steuerliche Anmeldung"

Wenn Sie sich selbstständig machen, sind Sie verpflichtet, sich beim Finanzamt steuerlich anzumelden. Die Anmeldung erfolgt durch das Ausfüllen eines von der Finanzverwaltung herausgegebenen Fragebogens.…mehr

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Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Sind Sie sich nicht sicher, wie Ihre Einkünfte als Selbstständiger vom Finanzamt eingeordnet werden, sollten Sie einen Blick in die Liste "Abgrenzung von freiberuflichen und gewerblichen Tätigkeiten" werfen.…mehr

Als Existenzgründer beschäftigen Sie sich natürlich nicht nur mit steuerlichen Fragen, sondern auch mit Ihrer sozialen Absicherung. Während das Thema Krankenversicherung meist viel Beachtung findet, werden die Themen Arbeitslosen- und Rentenversicherung gerne vernachlässigt. Nicht selten sind Informationsdefizite dafür verantwortlich.

So manchem Selbstständigen ist nicht bekannt, dass es die Möglichkeit gibt, sich freiwillig gegen das Risiko der Arbeitslosigkeit bei der Agentur für Arbeit abzusichern. Die Entscheidung für die Arbeitslosenversicherung muss spätestens 3 Monate nach Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit getroffen werden.

Das Thema Rentenversicherung lassen viele Selbstständige links liegen, weil davon ausgegangen wird, dass anders als bei Angestellten keine Versicherungspflicht besteht. Diese Annahme hat sich aber schon oft als teurer Trugschluss herausgestellt. Das Sozialgesetzbuch listet nämlich eine Reihe selbstständiger Berufsgruppen auf, die Kraft Gesetz versicherungspflichtig sind. Dazu gehören zum Beispiel Selbstständige mit einem Auftraggeber. Um nicht eines Tages mit Beitragsnachforderungen der Rentenversicherung konfrontiert zu werden, ist es daher wichtig, sich Klarheit über den eigenen Rentenversicherungs-Status zu verschaffen.

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Steuertipps für Existenzgründer

Um Ihnen den Einstieg in die für Selbstständige wichtigen steuerlichen Themen zu erleichtern, haben wir wichtige steuerliche Informationen für Existenzgründer zusammengetragen und daraus einen kompakten Ratgeber gemacht, den wir Ihnen gerne kostenlos überlassen.

 

Technik der Gewinnermittlung

Als Selbstständiger ermitteln Sie Ihren Gewinn entweder über die Bilanz oder die  Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine Bilanz wird meistens vom Steuerberater gemacht und kostet deutlich mehr als eine EÜR. Aber auch während des Jahres ist der Aufwand höher. Zum Glück steht den meisten Selbstständigen die EÜR offen. Voraussetzung dafür bei Gewerbetreibenden:

  • Ihr Gewinn ist nicht höher als 50 000 Euro und
  • Ihr Umsatz ist nicht höher als 500 000 Euro.


Freiberufler dürfen unabhängig von der Höhe ihres Gewinns immer eine EÜR erstellen. Eine EÜR ist technisch einfach, da im Prinzip nur Zahlungsvorgänge erfasst werden. Die Aufstellung von Forderungen und Verbindlichkeiten oder eine Inventur des Warenbestandes ist hier nicht erforderlich. Sie brauchen nur Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu erfassen; deshalb spricht man auch vom Zufluss- und Abflussprinzip. Mit einer EÜR kommen auch steuerliche Laien gut allein zurecht.

Wichtig ist, dass Sie die Umsatzsteuer in der EÜR richtig behandeln. Hier kommt es in der Praxis oft zu sehr nachteiligen Buchungsfehlern: So werden beispielsweise die Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt nicht als Betriebsausgabe berücksichtigt. Wenn der Fauxpas dann Jahre später entdeckt wird, sind die Steuerbescheide bereits bestandskräftig und der Fehler, bei dem es oft um hohe Beträge geht, kann nicht mehr korrigiert werden.

Als Selbstständiger haben Sie zum Teil einen erheblichen Entscheidungsspielraum beim Betriebsvermögen. Davon profitieren können Sie aber nur, wenn Sie die wichtigsten Fachbegriffe kennen und wissen, wann die Zuordnung eines Wirtschaftsguts zum Betriebsvermögen für Sie vorteilhaft ist. Das Tückische daran: Die möglichen negativen Folgen von Betriebsvermögen in Form der Versteuerung stiller Reserven zeigen sich oft erst viele Jahre später, wenn ein Wirtschaftsgut verkauft oder entnommen wird oder Sie Ihren Betrieb aufgeben.

Wenn ein Gegenstand vom Privatvermögen ins Betriebsvermögen gelangt, spricht man von einer Einlage. Und wenn er wieder aus dem Betriebsvermögen ausscheidet, handelt es sich um eine Entnahme. Im Beitrag Einlagen und Entnahmen erfahren Sie, welche Regeln der Gesetzgeber dafür aufgestellt hat und wie Sie Einlagen und Entnahmen in Ihrer EÜR und bei der Umsatzsteuer berücksichtigen müssen.

Eine wichtige Rolle bei der Auseinandersetzung mit dem Finanzamt spielen die „Nutzungsentnahmen“. Denn auch für den Fall, dass ein Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens zum Teil privat genutzt wird, gibt es Vorschriften. Die Besteuerung des Privatanteils ist ein beliebter Streitpunkt bei Betriebsprüfungen.


Gestaltungsmöglichkeiten bei der betrieblichen Pkw-Nutzung

Fahrzeugkosten sind bei vielen Selbstständigen der größte Kostenblock. Und gleichzeitig haben Sie beim Pkw eine Fülle steuerlicher Wahlmöglichkeiten, die Sie kennen sollten.
 
Zunächst gilt es zu klären, wann ein Pkw zum Betriebsvermögen gehört und welche steuerlichen Konsequenzen das hat. Der Beitrag zur Anschaffung und Abschreibung des Betriebs-Pkw zeigt Ihnen, wo Ihre Entscheidung gefragt ist. Zu welcher Vermögensart Ihr Pkw gehört, ist sehr wichtig. Davon hängt es nämlich ab, nach welchem Verfahren Sie Ihren Privatanteil berechnen müssen. Einen neu gekauften Pkw schreiben Sie über sechs Jahre ab. Existenzgründer können auch den bereits vorhandenen privaten Pkw über eine „Einlage“ dem Betriebsvermögen zuordnen und dann abschreiben.

Natürlich sollten Sie als Selbstständiger auch wissen, wie sich laufende Kosten, Entnahme und Verkauf des Betriebs-Pkw steuerlich auswirken. Das „ABC der abziehbaren Kfz-Kosten“ sorgt dafür, dass Sie auch die kleinen Dinge nicht vergessen. Fehlen Ihnen vielleicht Belege? Dann hilft das Ausstellen von Eigenbelegen oder eine Teilschätzung der Kosten. Besonders wichtig sind die Informationen zur Abzugsfähigkeit von Unfallkosten. Da nur der Unfall auf einer betrieblichen Fahrt zu Betriebsausgaben führt, sollten Sie für entsprechende Beweismittel sorgen. Beim Verkauf des Pkw kommt auch noch die Umsatzsteuer ins Spiel.

Sie müssen den Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuern, wenn Ihr Pkw zu über 50 % betrieblich genutzt wird und Sie kein Fahrtenbuch führen. Dabei ist monatlich 1 % des Listenpreises als fiktive Betriebseinnahme in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu berücksichtigen. Übrigens lässt sich mit ganz geringem Aufwand die zu zahlende Umsatzsteuer auf die private Nutzung um einige hundert Euro senken, indem Sie sich nicht mit der von der Finanzverwaltung angebotenen pauschalen 80/20-Berechnungsmethode abspeisen lassen.

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1%-Methode: Brutto-Listenpreis des Herstellers Maß aller Dinge

Viele Selbstständige besteuern die private Nutzung ihres Geschäftswagens nach der 1 %-Regelung. Im Mittelpunkt steht dabei der Brutto-Listenpreis des gemischt genutzten Fahrzeuges, denn dieser wird zur Berechnung des Privatanteils herangezogen.

Viele Unternehmer ärgert, dass steuerlich dadurch ein Wert zu Grunde gelegt wird, der selbst bei Neuwagen erheblich über den tatsächlichen Anschaffungskosten liegt. Denn Preisnachlässe, das heißt Abzüge von den Listenpreisen der Hersteller, sind auch bei Neuwagenkäufen die Regel und können im Einzelfall bei über 20 Prozent liegen.

Leider aber hat der BFH die gängige Praxis zur Ermittlung des Privatanteils für rechtmäßig erklärt. Nach Ansicht des Gerichts ist die 1%-Methode auf Basis des Brutto-Listenpreises verfassungsrechtlich unbedenklich (BFH-Urteil vom 13.12.2012, Az. VI R 51/11).


Wenn Sie Ihren Pkw zu über 50 % betrieblich nutzen, müssen Sie zwingend den Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuern – es sei denn, Sie machen sich die Mühe und führen ein Fahrtenbuch für die Ermittlung des Privatanteils. So fordern es Finanzverwaltung und Rechtsprechung: zeitnah, lückenlos und in geschlossener Form. Dann versteuern Sie als private Nutzung nur diejenigen Kfz-Kosten, die tatsächlich auf die privat gefahrenen Kilometer entfallen. Vor allem bei teureren Autos, die privat wenig genutzt werden, also beispielsweise nur zu 20 %, lassen sich mit einem Fahrtenbuch jedes Jahr einige Hundert, oft auch einige Tausend Euro Steuern sparen. Interessant ist es für Sie zu wissen, mit welch raffinierten Methoden Betriebsprüfer Ihr Fahrtenbuch unter die Lupe nehmen. Sie überprüfen, ob sich Widersprüche ergeben, zum Beispiel beim Abgleich mit Tankquittungen, Hotelbelegen, Werkstattrechnungen oder einem Routenplaner.

Manchmal ist es günstiger, den Pkw im Privatvermögen zu halten und nur die Kosten, die auf die betriebliche Nutzung entfallen, als Betriebsausgabe geltend zu machen. Das ist bei einer betrieblichen Nutzung bis zu 50 % möglich. Vor allem wenn Sie den Pkw nach ein paar Jahren für einige tausend Euro verkaufen, profitieren Sie von dieser Gestaltung. Beim Privat-Pkw fließt der Verkaufserlös nämlich in Ihre Tasche und der Fiskus geht leer aus.Sie sollten sich allerdings nicht mit der mickrigen Reisekostenpauschale von 0,30 Euro pro betrieblich gefahrenen Kilometer begnügen. Rechnen Sie einfach aus, wie hoch die tatsächlichen Kilometerkosten sind. Meist liegen sie weit über der Pauschale.

Über Abschreibungen den steuerpflichtigen Gewinn senken

Abschreibungen sind eine hervorragende Möglichkeit, die Höhe des Gewinns (oder Verlustes) zu steuern. Jeder Euro, den Sie als Abschreibung verbuchen, mindert Ihren zu versteuernden Gewinn um ebenfalls einen Euro. Dadurch sinkt Ihre Steuerschuld. Die Abschreibung sorgt letztlich dafür, dass Ihr Geld nicht im Portmonee des Finanzamtes landet, sondern in Ihrer Tasche verbleibt. Aus diesem Grund zahlt es sich aus, die gängigen Abschreibungstechniken zu kennen.  

Planmäßig Abschreiben lassen sich nur abnutzbare Wirtschaftsgüter. Um zum jeweiligen Abschreibungsbetrag zu gelangen, der dann als Betriebsausgabe erfasst wird, müssen das Abschreibungsvolumen, die Abschreibungsdauer und der Abschreibungssatz ermittelt werden.  

Allein mit den Standard-Abschreibungsmethoden lässt sich allerdings nicht das Optimum an Steuerersparnis herausholen. Es gibt darüber hinaus weitere attraktive Abschreibungsmöglichkeiten, die Sie als Selbstständiger kennen sollten.

Da ist zum einen die Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG). Das besondere an der GWG-Abschreibung ist, dass selbst bei einer mehrjährigen Nutzung des Wirtschaftsgutes bereits im ersten Jahr der gesamte Kaufpreis  abgeschrieben werden kann. Das ist allerdings nur möglich, wenn die Anschaffungskosten höchstens 410 Euro zuzüglich Umsatzsteuer betragen haben und es sich um ein eigenständig nutzbares Wirtschaftsgut handelt.

Sehr lukrativ ist auch die Sonderabschreibung. Als Begünstigter haben Sie das Recht, in den ersten fünf Jahren bis zu 20% der Anschaffungskosten eines betrieblichen Wirtschaftsgutes zusätzlich zur normalen Abschreibung gewinnmindernd zu berücksichtigen.

Ein weiteres reizvolles Steuerspar-Instrument ist der Investitionsabzugsbetrag (IAB). Dabei handelt es sich nicht um eine Abschreibung im engeren Sinn, sondern um eine gewinnmindernde Rücklage, die bereits bis zu drei Jahre vor der Anschaffung gebildet werden darf. Die Rücklage darf immerhin bis zu 40% der voraussichtlichen Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes betragen. Bei größeren Investitionen ergibt sich dadurch schnell eine stattliche Steuerersparnis. Wird der Gegenstand, für den ein Investitionsabzugsbetrag gebildet wurde, nicht rechtzeitig angeschafft, muss die Rücklage allerdings gewinnerhöhend aufgelöst werden, und zwar in dem Jahr, in dem sie ursprünglich gebildet wurde. 

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IAB: Keine Verzinsung bei Investitionsverzicht

Gibt ein Unternehmer seine Investitionsabsicht auf, für die er in der Vergangenheit einen Investitionsabzugsbetrag (IAB) erhalten hat, verliert er rückwirkend den Anspruch auf die Steuervergünstigung. Die ursprüngliche Einkommensteuerersparnis geht durch die Korrektur des Steuerbescheides des Jahres, in dem der IAB gebildet wurde, verloren. Es kommt zu einer Steuernachzahlung, die nicht zu verzinsen ist (BFH-Urteil vom 11.7.2013,
Az. IV R 9/12).

Um den Weg zu einer unverzinslichen IAB-Auflösung zu versperren, hat der Gesetzgeber im Frühsommer 2013 das Einkommensteuergesetz angepasst. Die neue Gesetzesvorschrift greift ab dem Veranlagungsjahr 2013. Noch nicht abschließend geklärt ist allerdings, ob die neue gesetzliche Regelung auch schon für die Auflösung von Investitionsabzugsbeträgen gilt, die vor dem Jahr 2013 gebildet wurden.


Umsatzsteuer stets im Blick haben

Als Selbstständiger sind Sie nicht nur Inhaber eines Betriebs, sondern auch Unternehmer aus umsatzsteuerlicher Sicht. Daraus folgt: Verkaufen Sie als Selbstständiger Dienstleistungen oder Waren, sind Sie verpflichtet, Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen.

Aber keine Regel ohne Ausnahme. Denn erzielen Sie als Unternehmer nur geringe Umsätze, können Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen. Als Kleinunternehmer sind Sie von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer aus Ihren Einnahmen herauszurechnen und an das Finanzamt abzuführen. Kleinunternehmer können Sie allerdings nur so lange sein, wie Ihr Gesamtumsatz nicht die Grenze von 17500 Euro pro Jahr überschreitet. Zu beachten ist, dass nicht alle Einnahmen auf die Umsatzgrenze angerechnet werden.

Die Kleinunternehmer-Regelung hat einen wesentlichen Nachteil: Kaufen Sie für Ihren Betrieb etwas ein und zahlen dabei Umsatzsteuer an einen anderen Unternehmer, dürfen Sie die von Ihnen gezahlte Steuer nicht als Vorsteuer geltend machen und vom Finanzamt zurückfordern. Dieser Umstand ist vor allem in der Gründungsphase von Nachteil, da in den ersten Monaten nach Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit die Ausgaben die Einnahmen regelmäßig übersteigen. Nur wenn ein Unternehmer dann das Recht zum Vorsteuerabzug hat, erstattet das Finanzamt den entstandenen Vorsteuerüberschuss.    

Verzichten Sie aus wirtschaftlichen Gründen auf die Kleinunternehmer-Regelung oder kommt die Ausnahmeregelung für Sie nicht in (mehr) Betracht, weil Ihre Umsätze die zulässige Grenze überschreiten, gelten für Sie die allgemeinen umsatzsteuerlichen Vorschriften. Als sogenannter regelbesteuerter Unternehmer sind Sie verpflichtet, Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug haben Sie das Recht zum Vorsteuerabzug.

Als regelbesteuerter Unternehmer sind Sie zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuer-Jahreserklärungen verpflichtet, die Sie elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln haben. In Ihren  Steueranmeldungen müssen Sie die von Ihnen an das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer angeben. Die von Ihnen gezahlten Vorsteuerbeträge sind ebenfalls in den Anmeldungen aufzuführen und mit der Umsatzsteuerschuld zu verrechnen. 

Das Ungewöhnliche an der Umsatzsteuer ist, dass Sie Ihre Steuerschuld selbst ermitteln und dem Finanzamt mitteilen. Aus diesem Grund gelten besondere Vorschriften hinsichtlich der Bestandskraft von Umsatzsteuer-Festsetzungen. Das Finanzamt kann Ihre Umsatzsteuer-Anmeldungen oft noch Jahre rückwirkend ändern.

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Betriebs-Pkw: Laufende Kosten, Entnahme und Verkauf

In diesem Beitrag geht es zunächst um die laufenden Kosten, die bei einem Pkw anfallen, der zu Ihrem Betriebsvermögen gehört. Einen Überblick gibt das ABC der abziehbaren Kfz-Kosten . Wir sagen Ihnen dann
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Geschäftswagen: Privaten Kostenanteil über das Fahrtenbuch ermitteln

Nutzt ein Selbstständiger seinen Pkw zu mehr als 50 % betrieblich, so muss er die private Nutzung nach der 1 %-Methode versteuern. Dieses pauschale Verfahren kann jedoch zu weit überhöhten Privatanteilen führen. Solch ungerechten Ergebnissen entgehen Sie nur, indem Sie ein Fahrtenbuch führen, das vom Finanzamt als ordnungsgemäß eingestuft wird. Dann wird die private Nutzung nicht pauschal, sondern mit den auf die Privatfahrten tatsächlich entfallenden Kfz-Kosten angesetzt.
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Geschäftswagen: Steuerliche Möglichkeiten bei Kauf und Abschreibung

Beim Geschäftswagen eines Selbstständigen muss zunächst geklärt werden, ob er zum Betriebsvermögen gehört. Beträgt die betriebliche Nutzung des Pkw über 50 %, handelt es sich um notwendiges Betriebsvermögen. Falls kein Fahrtenbuch geführt wird, muss in diesem Fall die private Kfz-Nutzung über die 1 %-Methode versteuert werden. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % haben Sie ein Wahlrecht: Sie können das Fahrzeug als gewillkürtes Betriebsvermögen behandeln oder Sie können es im Privatvermögen belassen.
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Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter bei Anschaffung im Jahr 2008 oder 2009

Die Anschaffungskosten von Gegenständen, die Sie über längere Zeit in Ihrem Betrieb nutzen, dürfen Sie normalerweise nicht vollständig im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe erfassen. Die Kosten sind über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes abzuschreiben. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Wird ein Gegenstand in den Jahren 2008/2009 angeschafft und handelt es sich dabei um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), gelten besondere Vorschriften.
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