Rechnung

Führt der Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen aus, muss er für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung erstellen, die nachfolgende Angaben enthält.

1. den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,

2. den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,

3. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,

4. den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,

5. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und

6. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist, oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Zudem sind dem 1.1.2004 folgende Angaben erforderlich:

1. die erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

2. das Ausstellungsdatum der Rechnung,

3. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen – darf nur einmalig vergeben werden,

4. der anzuwendende Steuersatz,

5. bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vereinbarung des Entgelts.

Enthält eine Rechnung nicht alle Angaben, so kann sie berichtigt werden. (hierzu § 31 Abs. 5 UStDV)

Die Verpflichtung zur Rechnungslegung besteht auch bei der Ausführung von steuerfreien Leistungen oder dann, wenn eine Leistung für eine nicht steuerpflichtige Person erbracht wird.

Werden mit einer Rechnung Leistungen abgerechnet, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind dies Leistungsentgelte sowie die zugehörigen Steuersätze getrennt auszuweisen.

Ein Doppel der ausgestellten Rechnung muss der Unternehmer aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde und beträgt insgesamt 10 Jahre. Zudem muss der Unternehmer alle Eingangsrechnungen aufbewahren.

Mit dem Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit – verabschiedet am 9.7.2004 – hat der Gesetzgeber neue Rechnungsausstellungs- und -aufbewahrungspflichten eingeführt. So muss der leistende Unternehmer auch bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen eine Rechnung ausstellen. Hierzu gehören unter anderem Leistungen eines Fensterputzers, eines Gärtners oder Bauleistungen. Wird gegen diese Rechnungsausstellungspflicht verstoßen, kann der Unternehmen zur Zahlung eines Bußgeldes bis zu 5.000 EUR verpflichtet werden. Privatpersonen, die die Rechnung erhalten haben, müssen diese zwei Jahre aufbewahren. Auch Privatpersonen droht bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht ein Bußgeld bis zu 500 EUR.

Das BMF-Schreiben vom 3.8.2004 nimmt Stellung zu Zweifelfragen im Zusammenhang mit der Angabe des Zeitpunkts der Leistung in Rechnungen sowie zu notwendigen Angaben bei Entgeltsminderungen, wie Rabatten, Boni und Skonti.

Das BMF-Schreiben vom 3.8.2004 wurde durch das BMF-Schreiben vom 26.9.2005 ergänzt. Hierin erläutert die Finanzverwaltung die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder sonstigen Leistung in einer Rechnung.

Das BMF-Schreiben vom 28.3.2006 nimmt zur Angabe des vollständigen Namens und der vollständigen Anschrift des Leistungsempfängers in der Rechnung bei Empfang der Rechnung durch einen beauftragten Dritten Stellung.